BIÊN BẢN

ĐẠIHỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN 2013

 Công ty cổ phần chợ Lạng sơn (Lamco)  - Tầng 4 chợ Đông Kinh phường Vĩnh Trại TP Lạng Sơn, tiến hành Đại hội đồng cổ đông thường niên 2013 vào hồi 07h30' ngày 28/6/2013 tại Hội trường Công ty cổ phần chợ Lạng sơn (Tầng 4 chợ Đông Kinh phường Vĩnh Trại TP Lạng sơn).

I/- ĐIỀU KIỆN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI - CỔ ĐÔNG - KHÁCH MỜI CỦA ĐẠI HỘI 

1. Điều kiện tổ chức Đại diện

*Thành phần Đại diện cổ đông được triệu tập:

Tổng số Đại diện cổ đông được triệu tập tham gia Đại hội: 77cổ đông tương ứng với 228.642CP có quyền biểu quyết đạt tỷ lệ 99,9%

Trong đó:

- Cổ đông nhà nước 03 người được uỷ quyền đại diện cho 162.963CP chiếm tỷ lệ bằng 71,09%/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty.

- Cổ đông giữ các chức danh lãnh đạo quản lý của Công ty, cổ đông người lao động, cổ đông ngoài doanh nghiệp là 34 cổ đông nắm giữ 18.216 CP chiếm tỷ lệ bằng 7,96%/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

- Cổ đông được nhóm cổ đông cử đại diện đi dự đại hội là 43 cổ đông nắm giữ 47.945 cổ phần chiếm tỷ lệ bằng 20,95%/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

*Kết quả kiểm tra tại Đại hội:

          - Tổng số đại diện cổ đông có mặt là 67 cổ đông với  218.642CP đạt tỷ lệ 95,62%.

          - Đạidiện cổ đông vắng mặt là 10 cổ đông tương ứng với 13.000CP với tỷ lệ 4,38%.

Qua kết quả kiểm tra tư cách cổ đông có mặt tại đại hội cho thấy 100% số đại diện cổ đông có mặt đủ tư cách tham gia Đại hội đồng cổ đông thường niên 2013 của công ty.

Đối chiếu với điều 97,98,101,102 Luật doanh nghiệp năm 2005.

Đối chiếu với điều 17,19,22 và điều 23 của Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần chợ Lạng sơn. Đại hội đồng cổ đông thường niên 2013 của công ty có đủ điều kiện tiến hành.

II/- NỘI DUNG TIẾN TRÌNH CỦA ĐẠI HỘI

1. Chủ toạ và thư ký đại hội

- Chủ toạ Đại hội gồm các ông bà sau:

Ông: Phạm Văn Dũng - Chủ tịch HĐQT

Ông: Phan Anh Tuấn - Phó chủ tịch HĐQT

Bà: Đinh Thị Hảo - Thành viên HĐQT

- Thư ký đại hội

Bà: Nguyễn Thu Phương - Cổ đông (Người lao động)

Bà: Nguyễn Thị Hợp - Cổ đông (Hộ kinh doanh)

2.Tiến trình diễn biến của Đại hội

Ông Phạm Văn Dũng - Thay mặt chủ toạ Đại hội tiến hành khai mạc Đại hội, giới thiệu đại biểu là khách mời đến dự gồm:

- Ông : Nguyễn Văn Bình - Phó chủ tịch Tỉnh Lạng Sơn

- Ông : Nguyễn Quốc Hải - Phó GĐ Sở Công thương L.sơn

- Ông : Vi Văn Tiến - Trưởng phòng KH Tài chính Sở Công thương

- Bà  : Liễu Thị Yến - Phó phòng Q.lý DN Sở Tài chính

- Ông : Lê Văn Thắng - Trưởng phòng Công thương Sở KH&ĐT L.sơn

- Bà: Nguyễn Thị Minh Hoà - Phòng PA81 Công an Tỉnh L.sơn

- Ông : Lộc Tiến Huy - Phòng Kinh tế tổng hợp UBND Tỉnh L.sơn

- Ông : Nguyễn Minh Hùng - Đại diện Công ty kiểm toán VACO

*Ông Phạm Văn Dũng - Chủ toạ Đại hội thông qua các nội dung sau:

- Thông qua nội dung chương trình Đại hội:

- Đại hội biểu quyết nhất trí với nội dung chương trình là 67/67 cổ đông tương ứng với 218.642CP, đạt tỷ lệ 100%.

- Thông qua quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên 2013

Đại hội biểu quyết nhất trí với nội dung quy chế làm việc tại Đại hội là 67/67 cổ đông tương ứng với 218.642 CP, đạt tỷ lệ 100%.(Có bản quy chế kèm theo)

- Ông Phan Anh Tuấn - Phó Chủ tịch HĐQT Công ty thông qua báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012; phương hướng nhiệm vụ năm 2013  (Có bản báo cáo kèm theo).

- Ông Phạm Văn Dũng - Chủ tịch HĐQT thông qua Báo cáo hoạt động của HĐQT năm 2012 (Có bản báo cáo kèm theo)

- Bà Lương Thị Thuý - Trưởng Ban kiểm soát thông qua Báo cáo kết quả hoạt động của Ban kiểm soát năm 2012 (Có bản báo cáo kèm theo)

- Bà Nguyễn Thị Hoà - Phó phòng Kế toán công ty thông qua Báo cáo tài chính và phương án phân phối lợi nhuận năm 2012 (Có bản báo cáo kèm theo).

3. Đại hội tiến hành thảo luận các nội dung báo cáo đã trình tại Đại hội

Các cổ đông cơ bản nhất trí với nội dung các văn kiện đã trình tại Đại hội. Tuy nhiên có một số ý kiến đóng góp cho hoạt động của công ty như sau:

- Báo cáo Hoạt động Hội đồng quản trị chưa thấy triển khai bán cổ phiếu quỹ cho các cổ đông; phương hướng hoạt động đề ra còn chung chung chưa nêu rõ mục tiêu cụ thể.

- Ngành hàng kinh doanh tại tầng 2: sau khi ký kết hợp đồng năm 2013 đề nghị công ty cho phép 53 hộ kinh doanh tạp hoá tại tầng 2 chợ Đông Kinh được bán thêm một vài mặt hàng quần áo: Mùa hè được bán quần sóc nam nữ, mùa đông được bán thêm áo len, quần lông.

- Các hộ kinh doanh tại tầng 3 chợ Đông Kinh đề nghị Công ty duy trì trật tự ngành hàng theo đúng nội quy quy chế đã đề ra.

- Dãy hàng ăn tại sân chợ Đông Kinh hiện nay đã xuống cấp nhiều, để đảm bảo công tác PCCC công ty nên di chuyển các hộ KD hàng ăn liên quan đến khói lửa sang khu đất Bờ sông phía đối diện khách sạn Đông Kinh.

- Đề nghị công ty kéo dài giờ họp chợ thêm 30 phút vào cuối giờ buổi chiều.

- Thời gian tổ chức Đại hội cổ đông tiến hành chậm so với kết thúc năm tài chính, dẫn đến thời gian chi trả cổ tức chậm, đề nghị công ty khắc phục trong những năm sau.

- Quá trình hoạt động, khi xảy ra những vướng mắc mong các đồng chí lãnh đạo công ty phải tiến hành triển khai kịp thời, giải quyết thấu tình đạt lý. Lực lượng bảo vệ cần có thái độ tế nhị hơn trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

- Hiện nay tại khu vực sân phía Đông chợ Đông Kinh được phép cho xe dưới 16 chỗ vào tạm dừng đón trả khách (tối đa 6 xe) như vậy là còn rất ít. Đề nghị công ty có ý kiến tới các cơ quan chức năng nới rộng thêm số lượng xe được phép vào sân phía Đông.

- Mức cổ tức kế hoạch năm 2013 đề ra 3% là quá thấp so với thực hiện năm 2012, đề nghị công ty xem xét lại.

- Việc truy thu 3,3 tỷ đồng tiền lương người lao động theo kết luận thanh tra, hiện nay chưa thực hiện cần đưa vào phần tồn tại của các bản báo cáo.

- Các hộ kinh doanh bị ảnh hưởng bởi vụ hoả hoạn tại sân phía Tây chợ Đông Kinh tối ngày 10/7/2010 không đồng ý với chủ trương  hỗ trợ của công ty đề ra, yêu cầu Công ty phải bồi thường thiệt hại cho các hộ kinh doanh.

- Công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản: đề nghị công ty xem xét cân nhắc lại dự án đổ bê tông bãi đỗ xe khu vực Bờ sông; làm bổ sung mái vảy cho hai dãy ngoài nhà tôn chợ Kỳ Lừa; khắc phục tình trạng ngấm dột mái nhà tôn chợ Kỳ Lừa; làm thêm mái cho khu vực để phương tiện tại nhà tôn chợ Kỳ Lừa.

4. Ý kiến phát biểu của lãnh đạo cấp trên:

Đồng chí Nguyễn Văn Bình - Phó chủ tịch tỉnh có ý kiến chỉ đạo như sau:

 Đồng chí đánh giá cao sự quan tâm và có trách nhiệm của các cổ đông là hộ kinh doanh tới sự phát triển của công ty, đề nghị các hộ kinh doanh cần chú trọng việc xây dựng thương hiệu chợ văn minh lịch sự trong giao tiếp. Trong thời gian tới UBND Tỉnh sẽ chỉ đạo các ngành chức năng giải quyết thấu đáo ý kiến của cổ đông công ty; Mặt khác HĐQT Công ty cần thực hiện đúng Điều lệ hoạt động, Nghị quyết đề ra, thường xuyên nắm bắt tâm tư nguyện vọng của cổ đông và giải quyết kịp thời thấu tình đạt lý, tập trung công tác quản lý nhằm giảm chi phí bằng các biện pháp hết sức cụ thể. Xem xét giờ họp chợ trên cơ sở phục vụ lợi ích của khách hàng. Giao Sở Tài chính hướng dẫn công ty bán cổ phiếu quỹ theo đúng quy định và làm rõ số tiền lương phải truy thu theo kết luận thanh tra năm 2006 cho các cổ đông được biết.

5. Giải trình và kết luận của chủ toạ Đại hội

Qua ý kiến của các cổ đông đã đề cập tại Đại hội, ông Phạm Văn Dũng thay mặt chủ toạ đại hội giải trình các nội dung sau:

- Vấn đề cổ phiếu quỹ: HĐQT đã triển khai công việc theo đúng nội dung Nghị quyết ĐHĐCĐ thường niên 2012 đề ra, chỉ đạo chuyên môn làm các thủ tục cần thiết, tuy nhiên chưa hoàn thiện được các trình tự theo quy định vì việc khôi phục cổ phiếu quỹ trên sổ kế toán chưa được sự đồng thuận của đơn vị kiểm toán do đó chưa tiến hành bán cho các nhà đầu tư. Công ty sẽ tiếp tục phối hợp với cơ quan chức năng hoàn thiện việc khôi phục cổ phiếu quỹ trên sổ kế toán.

- Ngành hàng kinh doanh tại tầng II chợ Đông Kinh: việc đề nghị của một số hộ kinh doanh khu vực tầng II được bán thêm một số mặt hàng quần áo may mặc sẵn là trùng với ngành hành kinh doanh tại khu vực tầng III. Vì vậy HĐQT không chấp thuận và trong thời gian qua đã ban hành nghị quyết thông báo trả lời cụ thể nội dung kiến nghị của các hộ kinh doanh về vấn đề này. Đề nghị các hộ kinh doanh chia sẻ và chấp hành tốt quy định về ngành hàng kinh doanh tại chợ Đông Kinh..

- Giờ họp chợ: hiện nay công ty đang thực hiện giờ đóng mở cửa chợ theo đúng nội quy Chợ Đông Kinh do UBND Tỉnh phê duyệt, theo đó Chợ được mở  cửa từ 6 gìơ đến 18 giờ hàng ngày, đề nghị các hộ kinh doanh chấp hành theo đúng nội quy Chợ.  

- Thời gian trả cổ tức chậm: việc trả cổ tức cho các cổ đông chỉ được thực hiện sau khi tổ chức ĐHĐCĐ thường niên; hiện nay Công ty tổ chức ĐHĐCĐ  theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty. Tuy nhiên ý kiến của cổ đông Công ty xin ghi nhận và sẽ cố gắng tiến hành tổ chức ĐHĐCĐ các năm sau sớm hơn.

- Ý kiến cho thêm số lượng xe vào đỗ tại sân phía Đông chợ Đông Kinh: theo quy định thì vị trí đó không được bố trí làm bãi đỗ xe nhằm đảm bảo an toàn công tác PCCC.

- Về kế hoạch sửa chữa xây dựng cơ bản:

+ Ý kiến cổ đông đề nghị xem xét về tính hiệu quả đối với việc đổ bê tông nền khu vực Bãi đỗ xe công cộng Chợ Đông Kinh.Về vấn đề này HĐQT đã cân nhắc và nhận thấy nên đầu tư nâng cấp; vì hiện nay khu vực này do quá trình sử dụng đã xuống cấp nghiêm trọng, toàn bộ mặt sân đã rạn nứt, sụt lún và thấm nước; hình thành những khe hở lớn, khi ô tô ra vào rất khó khăn, nhất là những tháng mùa lễ hội; nếu chậm khắc phục nâng cấp sẽ không có xe ô tô du lịch vào bãi và điều đó sẽ giảm lượng khách đến với Chợ Động Kinh, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của bà con cũng như nguồn thu từ dịch vụ bãi xe của Công ty. Vì vậy, HĐQT đưa vào kế hoạch xây dựng cơ bản năm 2013 để xin ý kiến tại đại hội.

 + Đối với ý kiến đề nghị sửa chữa khắc phục tình trạng dột ướt khu vực nhà máy tôn Chợ Kỳ Lừa HĐQT xin tiếp thu và bổ sung và kế hoạch năm 2013.

- Tỷ lệ cổ tức kế hoạch năm 2013 thấp: việc tính toán hiệu quả kinh doanh và tỷ lệ cổ tức căn cứ vào kế hoạch doanh thu và chí phí. Năm 2013 doanh thu của Công ty giảm so với 2012 do một số nguồn thu lưu động tại Chợ Đông Kinh bị thu hẹp theo quy định của Công an PCCC; chi phí kế hoạch năm 2013 tăng so với năm 2012 do các yếu tố như: tiền thuê sử dụng đất, chi phí điện, nước, bảo hiểm các loại của người lao động... đều tăng so với năm 2012. Do đó theo số liệu tính toán mức cổ tức kế hoạch năm 2013 là 3%, nhưng Ban lãnh đạo công ty sẽ cố gắng phấn đấu hoàn thành kế hoạch đã đề ra.

- Vấn đề truy thu 3,3 tỷ đồng tiền lương của người lao động sau thanh tra: Công ty có văn bản gửi Sở Công Thương Lạng Sơn có ý kiến với UBND Tỉnh về vấn đề này và hiện nay công ty chưa nhận được văn bản chỉ đạo của các cấp có thẩm quyền.

- Liên quan đến vụ hoả hoạn: Căn cứ kết luận của cơ quan cảnh sát điều tra và quy định của pháp luật Công ty đã có văn bản đề nghị UBND Tỉnh xin chủ trương và UBND Tỉnh đã có văn bản chỉ đạo công ty phối hợp với các cơ quan chức năng xây dựng phương án hỗ trợ dứt điểm cho các hộ kinh doanh bị ảnh hưởng vụ hoả hoạn tối ngày 10/7/2010.

6. Trên cở sở các ý kiến đóng góp và kết luận của Chủ toạ Đại hội tiến hành thông qua các văn kiện:

6.1. Thông qua các văn kiện trình Đại hội gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2012 và kế hoạch SXKD năm 2013; Báo cáo hoạt động của HĐQT năm 2012; Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm 2012; Báo cáo tài chính năm 2012 và phương án phân phối lợi nhuận năm 2012.

Đại hội biểu quyết nhất trí 67/67 cổ đông tương ứng với 218.642 cổ phần đạt tỷ lệ 100%...........

​Nhấn vào đây để tải về toàn văn